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Home office: 10 dicas para o trabalho remoto por quem já o pratica há 10 anos

por: Clara Caldeira

O trabalho remoto ainda é pouco difundido por aqui, mas, com o avanço da Covid-19 no Brasil, muitas empresas – abraçando sua responsabilidade social no que se refere às medidas de redução da curva de contágio – liberaram os funcionários com funções que podem ser exercidas remotamente para trabalhar de casa. Mas e agora?

O trabalho remoto é um aprendizado e uma construção que pode levar um certo tempo, muita disciplina e experiências do tipo “tentativa e erro”. Como nós aqui no Hypeness já estamos há muitos anos neste caminho, passamos por vivências individuais e coletivas no plano profissional, que, ao longo dos anos, resultaram em alguns insights e na construção de alguns processos.

Meu nome é Clara Caldeira, sou editora-chefe do Hypeness e há 6 anos pratico o home office, 4 deles à frente do Hypeness. Aqui no site, gerencio uma redação de cerca de 15 pessoas, número que varia, interagindo ainda com equipes de diversas outras áreas, tudo remotamente.

No Hypeness, temos colaboradores vivendo na Espanha, França, São Paulo, Rio de Janeiro e Recife. Já tivemos pessoas em Portugal, Inglaterra, Porto Alegre, Curitiba e assim, seguimos completando, neste ano, 10 anos de Hypeness, e 10 anos de trabalho remoto.

Vou dividir com vocês alguns desses aprendizados a seguir. São insights que foram construídos e aperfeiçoados nestes 10 anos de Hypeness com equipes remotas. Muitos destes ‘métodos’ eu aprendi aqui, outros, eu vivi e ajudei a desenvolver. O fato é que esses processos são vivos, e estão em constante evolução e aperfeiçoamento.  

Esperamos que nossas vivências do lado de cá ajudem o maior número possível de pessoas a passar por esse período difícil e atípico da maneira mais tranquila possível, pelo menos no plano profissional.

Bora lá?

1) Quem não se comunica se trumbica

No trabalho remoto, diferente do presencial, as pessoas não tem outro meio de saber o que você está fazendo se isso não for comunicado. Por isso, não espere o outro perguntar. Se você está trabalhando num projeto ou demanda comunique isso ao seu gestor ou companheiros de trabalho. Desta forma, você economiza tempo, energia e carga mental dos colegas e fica mais tranquilo(a) para se concentrar no que está fazendo sem ficar pensando que alguém pode achar que você não está trabalhando.

2) Entrega e confia

Por falar nisso, o home office é um desafio. Um desafio de confiança mútua, que requer entrega e responsabilidade. O trabalho remoto funciona sim, e muito. Mas para funcionar ele requer muita dedicação, compromisso e confiança de todas as partes envolvidas. Do lado dos funcionários, o compromisso e a disciplina para garantir (e comunicar) suas entregas nos prazos estipulados. Do lado dos gestores, tranquilidade e confiança na equipe montada por eles e a disponibilidade para apoiá-la no que for necessário durante tempos tão incertos.

3) Cada macaco no seu galho

A comunicação é essencial para o home office, como dissemos anteriormente, e são muitas as ferramentas disponíveis hoje para possibilitar essas trocas. Já já vamos fazer uma listinha das que mais usamos aqui para te ajudar, mas, antes de tudo, é importante segmentar o tipo de troca e a forma como cada rede social, ferramenta ou plataforma será utilizada. 

Whatsapp: O Whatsapp, por exemplo, é excelente para avisos emergenciais, cobranças importantes e tudo que envolve algum tipo de urgência ou prazo apertado. Os áudios são ótimos para troca de ideias mais diretas e acabam economizando tempo na hora de explicar pensamentos (só cuidado com os áudios gigantes ok?). O problema é que o grande fluxo de mensagens e informações que circulam ali, principalmente em tempos de pandemia, pode acabar fazendo com que algumas demandas se percam. Por isso, use e abuse do Whatsapp, mas na hora de passar alguma demanda que precisa ser executada faça isso também por e-mail.

E-mail: Como falamos anteriormente, o e-mail e o canal mais confiável para troca de demandas e entregas. Isso porque ali tudo fica registrado, organizado e pode ser facilmente buscado em caso de necessidade. As threads e conversas que acontecem ali são um importante histórico do trabalho que está sendo feito e servem como um registro precioso em caso de dúvidas e questionamentos futuros.

Gtalk e outros chats: No Hypeness, usamos muito o Gtalk, do Google, para as conversas do dia a dia. Aquele tradicional papo de escritório que mistura trabalho, interação social (sim ela pode e deve continuar existindo mesmo no universo remoto) e é essencial para que o trabalho em equipe de fato aconteça. A lógica aqui é muito parecida com a do Whatsapp. Os chats são excelentes para trocas diversas, mas toda demanda pontual, com um prazo, que precisa ser cumprida, precisa estar registrada por e-mail, Trello (já chegamos nele) ou por meio de qualquer outra ferramenta de gestão que organize e registre os processos gerando um histórico do trabalho (falaremos mais sobre isso em breve). Não importa se você utiliza o Slack, chat do Facebook, chat do Instagram (tem louco pra tudo), Skype (não julgo) ou o próprio Whatsapp para isso. A lógica é a mesma.

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4) O que os olhos vêem o coração sente

As videoconferências – ou ‘calls’, como muita gente costuma chamar – são essenciais para o trabalho remoto. Aqui no Hypeness, já chegamos a ter reuniões, workshops e até mesmo cursos com mais de 20 pessoas, de diversas regiões do Brasil e do mundo, ao mesmo tempo, com vídeo, e tudo correu perfeitamente bem. Basta que todos tenham um bom sinal de internet. Ou seja, o isolamento agora é apenas físico, virtualmente ele não precisa (nem deve) acontecer. Eu mesma já cheguei a trabalhar por horas com a câmera ligada para estar “junto” de algum(a) colega, simulando um ambiente de redação. Isso pode ajudar, inclusive, em termos de saúde mental para que as pessoas não se sintam tão sozinhas ou isoladas. Vale tudo. O importante é testar as ferramentas disponíveis e adequá-las ao seu tipo de trabalho.

5) O mundo mágico do Google Drive

O Google Drive tem sido nosso grande aliado no trabalho remoto e aproveitar ao máximo as ferramentas oferecidas gratuitamente pela plataforma pode ajudar, e muito, na gestão e no fluxo de entregas. Documentos, PDFs e planilhas podem ser criados e editados coletivamente pelo Google Docs, trocas e conversas são facilitadas pelo Google Drive (como já explicamos acima), o Google Agenda ajuda na convocação de reuniões pelo Google Hangouts Meet (os eventos criados ali geram um link para um ‘sala de conversa’ que fica disponível para todos os convidados) com todas as suas possibilidades de notificações e lembretes, isso sem falar em todas as possibilidades de trocas e colaboração virtual possibilitadas pela nuvem (documentos, fotos, etc). 

6) Com a cabeça nas nuvens

E por falar nelas, as nuvens são grandes aliadas do profissional remoto. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud, são muitas as nuvens disponíveis hoje no mercado, gratuitas ou não (isso pode variar muito com a sua demanda de espaço e ‘peso’ dos arquivos compartilhados). Mas de maneira geral, todas têm a mesma função. Facilitar, agilizar e permitir a troca de arquivos e materiais mais pesados que não pode ser compartilhados por e-mail. Use e abuse desse tipo de ferramenta durante o trabalho remoto.

7) O rito organiza o milagre (a importância da rotina)

Produtividade, saúde física e mental, equilíbrio essas são buscas constantes de todo ser humano que almeja algum tipo de evolução neste mundo, e todas elas têm algo em comum: estão intimamente ligadas à rotina. Não por acaso, essa frase, “o rito organiza o milagre”, que me foi dita pela minha astróloga, Laura Berbert, – em referência a um de seus mestres e professores, João Acuio – é a que melhor define o signo de virgem, signo da saúde, da organização e dos métodos. Mas acredite você em astrologia ou não, o fato é que a rotina mais eficiente não é necessariamente a mais óbvia, a tradicional ou a convencionalmente mais aceita pela sociedade. Caso o seu trabalho permita, vale à pena explorar as infinitas possibilidades durante o período de home office. Pode ser até que isso te leve a grandes mudanças e melhore sua qualidade de vida quando voltarmos à normalidade. 

O importante é lembrar que uma boa rotina não envolve apenas trabalho, mas cuidados com o corpo, com a mente, lazer e vida social, mesmo que isso tenha que acontecer de forma adaptada durante a quarentena, o importante é ser criativo(a). Outro aspecto a se levar em conta é que nem todo mundo é igual e que as pessoas podem ‘funcionar’ de maneira mais ou menos eficiente em diferentes horários. Novamente, se o seu trabalho permitir, vale fazer algumas experiências nesse sentido. Exercícios de manhã, de noite, ou no intervalo de almoço, meditação, horário para estudos, ligar para os familiares e amigos, leitura, lazer, sono, tomar banho e vestir uma roupa para trabalhar, são todas peças deste mesmo quebra-cabeça que agora quem está trabalhando remotamente tem, mais do que nunca, a oportunidade de montar de forma mais livre. Mostramos num post, um infográfico com a rotina de alguns grandes artistas e pensadores para te inspirar.

8) Sobre limites e solidariedade

Ainda falando sobre rotina, trabalhar em casa pode ser maravilhoso, mas também é uma prática que esconde muitas armadilhas. Para evitar cair em algumas delas, a criação de limites é fundamental, em todos os sentidos. O primeiro deles, e o mais importante, é o limite entre trabalho e vida pessoal, e isso precisa ser olhado com cuidado em muitos níveis. Estipule horários para o seu trabalho e horários de desconexão total (dentro das suas possibilidades, claro!). Não é porque você não entra e sai do escritório que vai trabalhar 24 horas por dia e, pode parecer óbvio, mas eventualmente todos nós, remotos ou não, voltamos a cair nesta armadilha, então nunca é demais lembrar. Encontrar um lugar tranquilo na sua casa para trabalhar e conversar com familiares sobre a importância de respeitar esse espaço e o seu horário de trabalho também tem a ver com limites e é fundamental. Quem tem filhos pequenos, ainda mais sem escola e sem funcionários para ajudar neste momento, pode ter mais dificuldade, mas vamos ter que ser solidários e criativos nesse momento. Diálogo e solidariedade são as únicas arma que temos para atravessar juntos este momento difícil.

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9) Gestão e empatia

E falando em solidariedade, minha penúltima dica é na verdade um apelo. Um apelo a todos os gestores, diretores, chefes e demais lideranças em tempos tão difíceis como os que estamos vivendo, mas também essencial para que o trabalho remoto transcorra sem maiores dificuldades. Precisamos ser empáticos. E ser empático é lembrar que as pessoas são diferentes e vivem e enfrentam realidades diversas. Na periferia de São Paulo, por exemplo, em muitos bairros, o sinal de internet ainda é muito precário. Isso pode impactar o desempenho de algumas pessoas e precisamos acolher essa dificuldade. Um funcionário pai ou uma funcionária mãe pode ter muitas questões durante a pandemia. Quem tem filhos sabe o que significa ter que se concentrar no trabalho dentro de casa, com crianças, sem escola, e com limitações de circulação. Esse é um problema de todos nós e precisa ser abraçado por todos. Durante esse processo, mesmo tomando todos os cuidados, as pessoas ou membros de suas famílias vão adoecer. Acolha seus funcionários, libere-os quando for necessário, oriente, seja empático. Já disse no item anterior, mas não custa repetir: diálogo e solidariedade são as únicas arma que temos para atravessar juntos este momento difícil.

10) Ferramentas 

Por fim, para que esta lista não seja eterna, é importante listar algumas ferramentas que utilizamos aqui para otimizar a nossa comunicação e que podem ajudar outros profissionais.

Boomerang: conversando com as pessoas por aí já notei que essa não é uma ferramenta tão popular, mas ela revolucionou minha maneira trabalhar. Na verdade, o Google tem alguns recursos bem semelhantes ao do Boomerang, que, basicamente permite que você programe um e-mail já aberto para retornar à sua caixa de entrada em uma, duas ou quatro horas, ‘amanhã de manhã’ ou ‘amanhã à tarde’, em dois dias, quatro dias, uma semana, duas semanas, ou em um mês. Também é possível programar o envio de e-mails com a ferramenta, mas o que eu mais gosto nela é mesmo essa ideia do movimento do bumerangue, de fazer voltar para a sua caixa de entrada uma demanda que você não pode ou não quer ver agora, mas sobre a qual pretende se debruçar em breve.

Trello: no Hypeness usamos o Trello já há algum tempo para organizar diversas demandas e seus prazos, criar processos e gerenciar projetos de forma colaborativa e transparente. Existem diversas outras opções no mercado de ferramentas semelhantes e há, inclusive, debates acalorados sobre qual seria a melhor. Nós aqui gostamos muito do Trello, que inclusive é gratuito. Aqui nesta lista do Tech Tudo você encontra mais algumas opções.

Chats: os mais utilizados você já conhece: Whatsapp, Facebook, Gtalk, Instagram, Skype, etc… O Slack também é muito utilizado por quem pratica trabalho remoto ou mesmo para facilitar a comunicação interna de algumas empresas. 

Videoconferência: Como já há muitos anos a grande maioria das reuniões do Hypeness acontece remotamente, já testamos e passamos por muitas ferramentas para realizar os famigerados ‘calls’. Hoje, a nossa preferida é o Google Hangouts Meet. O Skype já deixou de ser a predileta há muito tempo, principalmente por sua falta de praticidade e por apresentar bugs diversos e travar muitos computadores. O sinal também não é do melhores pela nossa experiência aqui. O mesmo vale para a chamada de vídeo do Whatsapp. Além de não poder ser realizada pelo Whatsapp web (computador) apresenta um sinal instável e fica ainda mais complexa quando um número maior de pessoas participa da conversa. 

Google Drive e G Suite: como dito anteriormente, as funcionalidades oferecidas pelo Google são muitas e gratuitas. Agenda, calendário, chat, chamadas de vídeo, documentos colaborativos e por aí vai. Você tem ainda a opção de dar um ‘upgrade’ para o G Suite, a versão empresarial e paga, que oferece ainda mais ferramentas e espaço de armazenamento.

Pra terminar, é legal lembrar que essa lista é viva e que poderia ser muito maior e ainda pode crescer com o passar do tempo. Esperamos que ela tenha ajudado, pelo menos um pouco, quem mergulhou de cabeça no trabalho remoto, mas ainda é marinheiro(a) de primeira viagem.

Conta pra gente quais são os seus truques para um home office mais produtivo! 🙂

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Clara Caldeira
Quatro anos à frente do conteúdo do Hypeness, após atuar por seis anos como editora no Catraca Livre, Clara Caldeira é jornalista com 15 anos de experiência em cultura, comportamento, cidadania, tendências e pesquisadora em comunicação, gênero, corpo e meio ambiente. Já participou de projetos de reportagens, documentários, branded content e formações diversas com ONGs, assessorias culturais e publicações digitais variadas.

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